Je stelt een PvE (programma van eisen) op, kandidaat-leveranciers reageren, je kiest er twee of drie uit voor een verdiepingsslag. Je laat ze hun systeem demonstreren aan de hand van voorbeelden uit jouw bedrijfsvoering, vraagt een offerte en belt met hun klanten. En dan neem je een besluit.

Het klinkt zo logisch: de stappen op weg naar een nieuw softwaresysteem. Maar wat is de praktijk vaak anders! Starten met demo’s voordat je je wensen helder hebt, interessante systemen over het hoofd zien, maar vooral: geen besluit nemen. Omdat voor en tegen elk systeem wel iets te zeggen is, omdat leveranciers aanvullende functionaliteit beloven in een nieuwe versie die nog dit jaar uitkomt, omdat de kosten hoger zijn dan je hebt begroot … Legio redenen om geen knoop door te hakken.

Ik denk dat de kneep ‘m zit in een goede voorbereiding van je traject, en in verwachtingsmanagement. Stel vooraf heldere criteria op en ken die het juiste gewicht toe, kies op basis van wat je ziet en niet op beloftes, en informeer tijdig naar de kosten van systemen. Dan hoeft het daar in het zicht van de haven niet op mis te gaan.