Zo werkt iedereen binnen de kortste keren met Uurwerk Online
Uurwerk Online invoeren doe je niet tussen neus en lippen door. Het raakt roosters, uren, afspraken en meerdere afdelingen.
Daarom pakken we de implementatie gestructureerd aan. We maken een plan dat past bij jullie organisatie en lopen samen de stappen langs, zodat je met vertrouwen live gaat.
1. Kennismaken met jullie organisatie
We beginnen met een goed gesprek. Wie zijn jullie, hoe ziet jullie organisatie eruit en hoe lopen roosters en uren nu?
We kijken naar:
- soorten voorstellingen, festivals en activiteiten
- afdelingen en roostergroepen
- vaste medewerkers, flex, vrijwilligers en oproepkrachten
- bestaande systemen, zoals evenementplanning, HR en financiële pakketten
Op basis daarvan schetsen we samen hoe Uurwerk jullie het beste kan ondersteunen.
2. Inrichting van Uurwerk
Daarna richten we Uurwerk in op maat voor jullie organisatie. Denk aan:
- roostergroepen, afdelingen en functies
- locaties, zalen en andere speelplekken
- kwalificaties, toeslagen en afspraken uit wet en cao
- koppelingen met evenementplanning en andere systemen waar dat kan
We stemmen dit stap voor stap met jullie af, zodat de inrichting herkenbaar is voor planners, managers en medewerkers.
3. Koppelen met je andere systemen
Als jullie werken met een evenementenplanningssysteem (zoals Yesplan of een ander pakket), kijken we samen welke koppelingen logisch zijn.
Waar mogelijk zorgen we dat:
- evenementen automatisch in Uurwerk komen
- diensten worden klaargezet op basis van informatie uit de planning
- ingeplande medewerkers worden teruggegeven aan het planningssysteem
- gewerkte uren beschikbaar zijn voor rapportages of financiële verwerking
Zo voorkom je dubbel werk en houd je alle informatie netjes bij elkaar.
4. Proefroosters en testen
Voordat je live gaat, wil je weten of alles klopt. We maken daarom samen een aantal proefroosters, bijvoorbeeld voor een representatieve werkweek of festivalperiode.
Planners en eventueel managers testen of:
- de inrichting logisch werkt
- roosters goed te maken zijn
- controles op wet en cao goed werken
- rapportages en overzichten geven wat je nodig hebt
Wat nog niet lekker loopt, scherpen we in deze fase aan.
5. Training voor iedereen die met Uurwerk werkt
Tijdens of vlak na de testfase trainen we de mensen die met Uurwerk gaan werken. Meestal zijn dat planners en applicatiebeheerder, vaak ook managers of leidinggevenden.
We werken met jullie eigen data en situaties, zodat je direct ziet hoe Uurwerk in de praktijk uitpakt. Na de training kun je zelfstandig met Uurwerk roosters maken, controleren en rapporteren.
6. Livegang met vangnet
Dan is het tijd om live te gaan. We spreken samen een datum en aanpak af, zodat iedereen weet wat er wanneer verandert.
In de eerste periode na livegang zijn we extra bereikbaar. Heb je vragen of loop je ergens tegenaan, dan denken we mee en helpen we je snel op weg. Zo voelt de overgang niet als een sprong in het diepe, maar als een gecontroleerde stap.
7. Blijven verbeteren
Na de livegang stopt het niet. Vaak zie je na een paar weken of maanden nieuwe wensen of verbeterpunten.
We plannen desgewenst een evaluatiemoment om te kijken:
- wat goed werkt
- waar het slimmer kan in processen of inrichting
- of extra training of uitleg handig is
Zo groeit Uurwerk met jullie organisatie mee en blijft het systeem goed passen bij jullie manier van werken.
Boek een demo