Uurwerk Online is de personeelsplanner voor theaters, gezelschappen en festivals die is ontstaan in de praktijk: aan het bureau bij planners, diensthoofden en medewerkers in de cultuursector. Het programma is een product van TOT, het adviesbureau dat al jaren culturele organisaties helpt hun processen en systemen slim in te richten.
We bouwen Uurwerk dus niet vanuit een ivoren toren, maar in direct contact met de mensen die ermee werken: publieksmedewerkers, techniek, horeca, kaartverkoop, productieleiding en directie. Jij merkt dat in hoe het programma eruitziet, hoe het rekent en hoe snel je ermee kunt werken.
Gemaakt voor theaters en festivals
Uurwerk Online ondersteunt de hele roostercyclus: van beschikbaarheid en evenementplanning tot gewerkte uren en managementinformatie. Evenementen zijn daarbij leidend: je importeert ze uit je planningspakket of maakt ze in Uurwerk, vertaalt ze naar diensten en roostert daarop de juiste mensen.
Zo verandert een Excel-puzzel in een helder rooster. Complexe festivals, tournees en speellijsten worden overzichtelijk, en jij ziet in één oogopslag wie waar staat, hoeveel uren er gemaakt worden en wat dat betekent voor de kosten.
Doorlopende doorontwikkeling
Uurwerk Online is geen pakket dat eens in de zoveel jaar een grote sprong maakt, maar software die continu meegroeit. We scherpen het programma steeds aan op basis van nieuwe inzichten, veranderingen in regels en vooral: wat jij en andere gebruikers in de dagelijkse praktijk nodig hebben.
Nieuwe functies, slimmere schermen en controles rollen we stap voor stap uit. Zo blijft Uurwerk fris en betrouwbaar, zonder dat jij steeds opnieuw hoeft te wennen of je werkwijze helemaal om moet gooien.
Samen met onze gebruikers
Vanaf het begin ontwikkelen we Uurwerk samen met theaters, gezelschappen en festivals die allemaal tegen vergelijkbare roosterproblemen aanliepen: tijdrovend plannen, foutgevoelige Excels en onduidelijke versies van roosters. In klankbordgroepen, pilots en implementatietrajecten horen we wat werkt, wat schuurt en wat nog ontbreekt.
Die feedback zie je terug in de praktijk: in hoe snel je een rooster maakt, hoe medewerkers hun diensten zien en hoe rustig het blijft als er weer eens iets wijzigt in de planning.
Het team achter Uurwerk
Achter Uurwerk Online staat een compact, ervaren team van consultants, ontwikkelaars en supportmedewerkers bij TOT. We kennen de podiumkunsten- en evenementensector van binnenuit en spreken de taal van zowel planners en afdelingshoofden als directie en controllers.
Bij de implementatie kijken we samen naar jouw processen en richten we Uurwerk zo in dat het echt past bij jouw organisatie. Daarna blijft onze helpdesk bereikbaar voor vragen en meedenken, bijvoorbeeld als je organisatie verandert of je roosters ingewikkelder worden.
Uurwerk in je organisatie
Uurwerk Online koppelt makkelijk met evenementensoftware zoals Yesplan en Ovatic en met je andere systemen, zodat planners altijd met de laatste evenementeninformatie werken. Je vertrekt vanuit de evenementen, maakt daar diensten van en roostert medewerkers op basis van kwalificaties, beschikbaarheid en afspraken.
Medewerkers werken via de Uurwerk-app en hebben altijd het juiste rooster bij de hand.
Zo wordt roosteren minder puzzel en meer routine, en hou jij tijd en ruimte over voor waar het echt om gaat: mooie voorstellingen en evenementen neerzetten.
Neem contact op