We probeerden onlangs aan iemand uit te leggen waarom je in Uurwerk Online geen ruimtes kunt plannen. In ons hoofd is het zo klaar als een klontje: het is een personeelsplanningssysteem, geen evenementenplanningssysteem. Dat zijn twee verschillende werelden. Er zijn systemen waarin het allebei zit, maar dan wel in twee losse modules met elk eigen schermen. Maar toch … leg het maar eens uit aan iemand die niet zo veel kennis heeft van software.

“Waarom kun je geen evenement plannen? Je hebt toch evenementen in Uurwerk?”

“Ja, evenementen heb je inderdaad. Maar die worden in Uurwerk niet gepland; ze zijn er alleen als startpunt voor het rooster.”

“Maar als je er dan bij zet op welke locatie het is, dan heb je het evenement toch gepland?”

Aha, daar zit dus een aanknopingspunt. Je kunt bij een evenement in Uurwerk noteren op welke locatie het plaatsvindt, en je kunt ook extra velden maken voor aanvullende informatie, en die laten verschijnen in een rapport. Per week, per dag, per locatie. Dat lijkt best een beetje op evenementen plannen in Excel. Als je dat zoekt, kun je nog best een eind komen.

In ons hoofd is evenementenplanning veel meer: een planbord met alle locaties bij elkaar, zodat je meteen ziet welke ruimte wanneer beschikbaar is; de mogelijkheid om middelen (een beamer, een lunch) aan het evenement te koppelen; om tarieven mee te geven aan de ruimte en de middelen; om documenten toe te voegen; om met rechten te bepalen wie wat mag; om draaiboeken uit te draaien; en zo kunnen we nog wel een paar uur doorgaan. Wij zijn van de school ‘schoenmaker hou je bij je leest’. Extra velden maken bij evenementen is prima, maar we gaan van Uurwerk geen compleet evenementenplanningssysteem maken. Daar zijn andere collega’s veel beter in.