In gesprek met Gepke van de Laar, directeur Comedytrain

In de culturele sector vraagt personeelsplanning om flexibiliteit, overzicht en heldere communicatie. Uurwerk is ontwikkeld om theaters, gezelschappen en podia daarbij te ondersteunen, van roosters tot urenregistratie. Ook bij Comedytrain is planning een belangrijk onderdeel van het werk. We vroegen Gepke van de Laar, directeur, hoe zij het werken met Uurwerk ervaart en wat het hen oplevert.

Uurwerk en Comedytrain

Bij Comedytrain zijn de technici en comedians allemaal freelancers. Hun inzet verschilt per avond, en ze worden allemaal ingeroosterd op basis van hun voorkeuren en beschikbaarheid. Voor hen is het belangrijk dat het rooster altijd bij de hand is én dat ze vlot en correct worden betaald.

“We werken al een aantal jaar heel prettig met Uurwerk Online. Voor ons is de applicatie fijn omdat we minder tijd kwijt zijn aan het opstellen van factuurverzoeken en het wachten op facturen.”

Minder tijd kwijt aan facturatie

Waar veel podia te maken hebben met losse facturen van freelancers, is dat proces bij Comedytrain geautomatiseerd. Zodra de gewerkte uren in Uurwerk zijn gecontroleerd, gaat het vervolg vanzelf.

“Uurwerk verstuurt onze creditfacturen automatisch nadat we alle gegevens goedgekeurd hebben. Dat scheelt ons elke maand veel uitzoekwerk.”

In de praktijk betekent dit:

• de uren van technici en comedians worden genoteerd in Uurwerk;
• na goedkeuring verstuurt Uurwerk per freelancer automatisch een creditfactuur;
• en zet de gegevens klaar in de boekhouding (bij Comedytrain is dat Exact, vergelijkbare koppelingen zijn mogelijk met andere boekhoudpakketten).

Comedytrain hoeft dan alleen nog te betalen, in plaats van te wachten tot alle freelancers hun facturen hebben gestuurd en al die facturen handmatig te controleren.

Samenwerking met het team van Uurwerk

De koppeling met de boekhouding past Comedytrain als een handschoen: ingerichte coderingen, goede controles en een proces dat past bij hun praktijk.

“Uurwerk Online is makkelijk in te vullen en goed aan te passen aan onze wensen. De samenwerking met Georg en Marijcke verloopt altijd soepel. Ze reageren snel op onze vragen en denken proactief mee. Als we iets nodig hebben of een detail anders willen, kijken ze mee hoe het slimmer kan. Een aanrader als je minder tijd wilt besteden aan de facturatie.”

Voor andere podia die veel met freelancers werken, laat het voorbeeld van Comedytrain dit zien: roosters en urenregistratie zijn één kant van het verhaal, maar je kunt de stap naar facturatie en boekhouding daar naadloos op laten aansluiten. Dat scheelt tijd, fouten en frustratie – voor de organisatie én voor de mensen die het werk doen.

Uurwerk voor jouw organisatie?

Benieuwd wat Uurwerk voor jouw organisatie kan betekenen? We denken graag met je mee. Neem gerust contact op via het contactformulier.