Evenementen koppelen met Yesplan en andere evenementenplanningssystemen
Je kunt in Uurwerk Online evenementen met de hand aanmaken. Maar als je al een evenementenplanningssysteem hebt, is het logischer om ze te importeren via een koppeling. Dat scheelt je veel tijd en voorkomt dat je personeel op de verkeerde dag inplant of vergeet op een verandering in te spelen. En zeg nou zelf: overtikken in de 21e eeuw, dat kan toch echt niet meer?
We hebben al koppelingen gemaakt met Yesplan, iTheatre, Artifax Event en Get A Ticket. Heb je een ander planningssysteem? Neem even contact op!
Zo werkt het koppelen van evenementen
Een koppeling importeert elke nacht, of zo vaak als je zelf ‘op de knop drukt’, alle evenementen in de afgesproken periode, met daarbij alle gegevens die je nodig hebt om je rooster te maken. Zo hoef je als roostermaker niet meer zelf in het evenementenplanningssysteem te kijken. Alles voor het maken van je rooster heb in Uurwerk Online bij elkaar. In het logboek zie je precies wat er veranderd is, zodat je je rooster kunt aanpassen aan een wijziging in datum, tijd of bijvoorbeeld aantal bezoekers.
Klaar voor de volgende stap? Dan kunnen we ook de diensten voor je ophalen, en als het rooster klaar is de ingeplande medewerkers voor je in het evenementenplanningssysteem zetten zodat ze in je draaiboek komen. Heb je behoefte aan meer managementinformatie, dan kunnen we ook de geroosterde en de gewerkte uren bij het evenement plaatsen. We doen dit momenteel bij Yesplan, maar bij andere evenementenplanningssystemen kunnen we in principe hetzelfde doen.
Koppelingen met HR en verloning
Voor de verloning van de medewerkers kan Uurwerk Online heel wat rapportages maken. Daarnaast is er ook een koppeling met het systeem van payrollbureau Staffable. Uit Uurwerk Online rolt een overzicht van de ingevulde en goedgekeurde uren dat direct in hun systeem wordt ingelezen. Ook een mooi voorbeeld van een koppeling die tijd bespaart en fouten uitsluit.
Om onze klanten nog beter te helpen om het HR-proces rondom contracten, ziekte en verlof te stroomlijnen koppelen we Uurwerk Online via de API aan HR-systemen zoals AFAS, HR2Day en Loket. Voorbeelden van mogelijkheden:
- Nieuwe medewerkers in het HR-systeem doorgeven aan Uurwerk Online, met basisgegevens, contracttijd, uurtarief etc.
- Wijzigingen in de medewerkersgegevens in het HR-systeem doorgeven aan Uurwerk Online
- Bij start van een nieuw seizoen de juiste saldi uit het HR-systeem doorgeven naar Uurwerk Online
- Verlofaanvragen in het HR-systeem doorgeven aan Uurwerk Online – of juist andersom: die uit Uurwerk Online doorgeven aan het HR-systeem
- Verlofmutaties (b.v. vervallen van een bepaald deel van het verloftegoed) uitwisselen tussen Uurwerk Online ne het HR-systeem
- Ziekmeldingen vanuit het HR-systeem doorgeven aan Uurwerk Online – of andersom, net als bij verlof
- Gewerkte uren of saldi in Uurwerk Online doorgeven aan het HR-systeem
Waarom zoveel opties? Omdat er zoveel verschillende manieren zijn om je proces in te richten. En wij helpen je om jouw proces te automatiseren.
Boekhoudkoppeling en self billing
Werk je met freelancers? Technici, rondleiders of bijvoorbeeld docenten voor educatieworkshops? Dan kunnen we vanuit Uurwerk Online hun gewerkte uren met het juiste tarief doorsturen naar de boekhouding. Daar zie je ze terug als inkooporder die je kunt gebruiken om de factuur van de freelancer te controleren. Of je gaat nog een stap verder en kiest voor self billing, ook wel reversed billing genoemd. Deze koppeling hebben we voor een van onze klanten gerealiseerd met Exact Online. Door die koppeling zet Uurwerk Online de complete maandfactuur voor je klaar, die je op je scherm nog kunt aanpassen en vervolgens met een druk op de knop inleest in de boekhouding én verstuurt naar de freelancer. Zo’n factuur voldoet uiteraard aan alle wettelijke eisen, en scheelt je heel wat kopzorg en mailverkeer.
Zelf rapporten maken met de gegevens uit Uurwerk Online in Power BI
Als je zelf rapportages wilt maken met de gegevens uit Uurwerk Online, kan dat met het gratis Microsoftprogramma Power BI. Gewerkte uren per afdeling, kosten per locatie of per type evenement, de ontwikkeling van het aantal uren per locatie over meerdere jaren. Met filters en doorklikmogelijkheden.
Klik op de afbeelding hieronder om een kort filmpje te bekijken.
En verder?
Koppelingen maken doen we graag, het is ons favoriete onderwerp. Heb je een idee daarover dan gaan we graag met je in gesprek!
Neem contact op