Uurwerk Online staat niet op zichzelf. In de praktijk werk je ook met evenementplanning, HR-software en financiële pakketten. Dan wil je niet dezelfde gegevens op drie plekken moeten invoeren.

Daarom koppelen we Uurwerk waar dat logisch en nuttig is met de systemen die je al gebruikt. Zo voorkom je dubbel werk, verklein je de kans op fouten en houd je grip op je gegevens.

Minder overtypen, minder fouten

Veel organisaties beginnen met losse exports, handmatig overzetten of extra Excel-lijstjes tussen systemen. Dat kost tijd en maakt je proces kwetsbaar.

Met een goede koppeling komen gegevens automatisch op de juiste plek terecht. Daardoor werk je sneller, klopt de informatie beter en hoef je minder achteraf te corrigeren.

Koppelen met je evenementplanning

Voor veel theaters, gezelschappen en festivals begint het rooster bij de evenementplanning. Voorstellingen, repetities, verhuringen en festivalonderdelen staan daar al vast. Voor reizende gezelschappen spelen reistijden natuurlijk ook mee.

Uurwerk kan daarop aansluiten. We hebben ruime ervaring met evenementenkoppelingen: met Yesplan, iTheatre, Ovatic of Artifax Event. Heb je een ander planningssysteem? Neem even contact op!

Zo komen evenementen automatisch beschikbaar in Uurwerk en kun je direct roosteren op basis van de actuele planning. 

Klaar voor de volgende stap? Dan kunnen we ook de diensten voor je ophalen zodat je meteen kunt beginnen met roosteren, en als het rooster klaar is de ingeplande medewerkers voor je in het evenementenplanningssysteem zetten zodat ze in je draaiboek komen. Heb je behoefte aan meer managementinformatie, dan kunnen we ook de geroosterde en de gewerkte uren bij het evenement plaatsen. We doen dit momenteel vooral bij Yesplan, maar bij andere evenementenplanningssystemen kunnen we in principe hetzelfde doen.

Koppelen met HR en salarisverwerking

Ook na het roosteren wil je gegevens niet opnieuw hoeven overtypen. Daarom kijken we waar Uurwerk kan aansluiten op HR-software en salarisverwerking.

Voor de verloning hebben we onder meer een koppeling met payrollbureau Staffable. Daarnaast gebruiken veel organisaties exports en koppelingen om uren en personeelsgegevens soepel door te zetten naar hun eigen HR- of salarisproces. Voor hen koppelen we Uurwerk Online via de API aan HR-systemen zoals AFAS, BCS Polaris, HR2Day en Loket.

Boekhoudkoppeling en self billing

Werk je met freelancers? Technici, rondleiders of bijvoorbeeld docenten voor educatieworkshops? Dan kunnen we vanuit Uurwerk Online hun gewerkte uren met het juiste tarief doorsturen naar de boekhouding. Daar zie je ze terug als inkooporder die je kunt gebruiken om de factuur van de freelancer te controleren. Of je gaat nog een stap verder en kiest voor self billing, ook wel reversed billing genoemd. Deze koppeling hebben we voor een van onze klanten gerealiseerd met Exact Online. Door die koppeling zet Uurwerk Online de complete maandfactuur voor je klaar, die je op je scherm nog kunt aanpassen en vervolgens met een druk op de knop inleest in de boekhouding én verstuurt naar de freelancer. Zo’n factuur voldoet uiteraard aan alle wettelijke eisen, en scheelt je heel wat kopzorg en mailverkeer.

Koppelen met rapportages en stuurinformatie

Managers en administratie willen weten wat een voorstelling, productie of festivaldag kost. Daarvoor moeten roostergegevens en uren goed kunnen doorstromen naar rapportages en managementinformatie.

Daarom hebben we ook een koppeling met Power BI gemaakt. Daarmee kun je gegevens uit Uurwerk gebruiken voor rapporten en dashboards, bijvoorbeeld over gewerkte uren per afdeling, kosten per locatie of trends over meerdere jaren.

Klik op de afbeelding hieronder om een kort filmpje te bekijken.

Geen standaardverhaal, maar kijken wat past

Een koppeling is niet altijd hetzelfde. Soms gaat het om evenementen die in Uurwerk binnenkomen, soms om uren die eruit gaan, en soms om allebei.

Daarom kijken we altijd eerst naar jullie situatie. Werk je met Yesplan, Ovatic, AFAS of Power BI? Dan kunnen we meestal snel laten zien wat er mogelijk is. Gebruik je een ander systeem, dan kijken we samen wat nodig en haalbaar is.

Wij kennen de praktijk én de systemen

Wij kennen niet alleen de techniek, maar ook de werkpraktijk van theaters, gezelschappen en festivals. We weten hoe planning, werkvoorbereiding, roosters, uren en administratie met elkaar samenhangen.

Daardoor kunnen we goed inschatten welke koppelingen echt waarde toevoegen en welke vooral extra complexiteit opleveren. Als je het goed wilt neerzetten, helpt het dat wij zowel de branche als de systemen begrijpen.

Samen regelen we het goed

Je hoeft zelf niet uit te zoeken hoe alles technisch aan elkaar moet hangen. We begeleiden je bij het hele traject: van inventarisatie en afstemming tot testen en livegang.

Daarbij werken we graag één op één met onze klanten. Zo zorgen we dat een koppeling niet alleen technisch werkt, maar ook past bij jullie processen en de mensen die ermee moeten werken.

Neem contact op