Blog - observaties over roosters, koppelingen en goed werkgeverschap

Koppelen van roosters aan evenementen

Bij het inrichten of herzien van het softwarelandschap van een (culturele) organisatie komt altijd het gesprek op koppelingen. Van de week had ik zo’n gesprek over het koppelen van roosters aan evenementen. De werktijden van horecapersoneel zijn gerelateerd aan de voorstellingstijden, die van de techniek aan de bouw- en breektijden. Kan dat geautomatiseerd worden? Ja, dat kan zeker. Maar… wat dan als er iets verandert? De bouw begint eerder, de voorstelling duurt langer, of wordt verplaatst naar een andere dag: verandert het rooster dan automatisch mee? Nee dus!

Een planner is eindverantwoordelijk voor het rooster, automatische roosterwijzigingen passen daar niet bij, en pakken vaak ook niet goed uit. Een kwartiertje eerder of later lukt nog wel, maar bij grote verschuivingen moet je soms je hele rooster omgooien. Dat gaat een koppeling niet voor je doen. Een tussenoplossing is, de planners een notificatie te sturen bij een voor het rooster relevante wijziging aan een evenement. Maar ook dat is niet altijd de manier. Bij een wijziging op korte termijn zou ik altijd persoonlijk contact opnemen. De moraal van dit verhaal: koppelen is fantastisch, maar verlies de menselijke maat niet uit het oog.