Verdiepingsartikelen - alle geheimen van Uurwerk Online

Onder de motorkap

Evenementen en Diensten

Planners maken de evenementen of importeren die uit een evenementenplanningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties.

SPOT-principe

Een evenement is een ‘paraplu’. Net als een boeking in een evenementenplanningssysteem. Een congres in 10 ruimtes, een voorstelling die een week blijft staan, een montage met een try-out: het is steeds één evenement.

Een dienst is een klus met een begin- en eindtijd op één locatie waarvoor één of meer medewerkers nodig zijn, en waar een bepaalde vaardigheid voor nodig is. Zo’n vaardigheid heet in Uurwerk Online een discipline.

Bij een evenement maak je zoveel diensten aan als je nodig hebt. Alle planners gebruiken dezelfde evenementen, maar maken er hun eigen diensten bij en roosteren hun eigen mensen in.

Disciplines en kwalificaties

Aan een dienst koppel je een discipline: de vaardigheid die nodig is om een bepaalde taak adequaat uit te voeren. Een medewerker geef je voor elke discipline een kwalificatie in de vorm van 0 t/m 5 sterren. Bij het inroosteren van de dienst houdt Uurwerk rekening met de kwalificaties.

Prognoses

Zodra de evenementen en diensten zijn gemaakt is je prognose klaar: je weet precies in welke periode en voor welk evenement hoeveel uur nodig is. Je hoeft dus niet het hele rooster af te hebben om een prognose te maken.

Roosteren

Als de evenementen en diensten zijn aangemaakt, kan het roosteren beginnen.

Roosteren kan vanuit de dienst, maar ook vanuit de medewerker. Werk je vanuit de dienst, dan kies je een of meer medewerkers uit een lijst van beschikbare en geschikte mensen. Vertrek je vanuit de medewerker, dan kies je een of meer diensten uit de lijst met werkzaamheden voor die dag.

Slimme hulp

Uurwerk controleert meteen of het rooster klopt met de contracttijd van de medewerker en het benodigd aantal mensen. Het programma geeft een waarschuwing als je de voorwaarden van cao en Arbeidstijdenwet overtreedt, ook als die voorwaarden per afdeling of medewerker verschillend zijn. Als er iets niet klopt krijg je ook direct een toelichting op de regel die je overtreedt. Je kunt de waarschuwing negeren, of direct aanpassingen doen waardoor die verdwijnt.

Verder zie je tijdens het roosteren de urensaldi van de medewerkers en de invloed die het rooster daarop heeft, zodat je live kunt sturen op over- en onderuren.

Bij het inroosteren van een dienst kun je ervoor kiezen de standaard diensttijd te laten gelden, of voor een medewerker een afwijkende tijd in te vullen. Ook kun je bij een ingeplande dienst een notitie voor de medewerker toevoegen. Door er een code aan te hangen kun je bijvoorbeeld een medewerker boventallig inplannen.

Wil je live zien hoe dit werkt?

Vraag een demo aan